L’enregistrement n’est pas seulement un processus lié à la sécurité. C’est aussi le premier contact que vous établissez avec les visiteurs. Il est donc primordial de vous y prendre efficacement afin de refléter votre professionnalisme. Voici trois précieux conseils pour vous aider dans cette démarche.
Intégrez un système d’enregistrement simple et rapide
Si vous vous mettez à la place de vos visiteurs, vous conviendrez certainement qu’un enregistrement rapide est meilleur. En effet, vous n’apprécierez sans doute pas de devoir attendre de longues minutes à l’accueil pendant qu’un inconnu collecte des informations sur vous et l’objet de votre présence dans le bâtiment.
C’est pour cela qu’il est fondamental de miser sur un système facile à utiliser. Une interface intuitive vous fera gagner un temps précieux et épargnera une attente prolongée à vos visiteurs. Ce conseil est applicable que vous prévoyez la présence d’un agent d’accueil ou que chaque visiteur doive s’enregistrer lui-même via une borne équipée d’un écran tactile.
Dans l’éventualité où une pré-inscription est requise, chaque visiteur reçoit un message avant le rendez-vous. Le message en question peut être expédié par e-mail. Il comporte avant tout la confirmation du rendez-vous sollicité. Un QR code est aussi envoyé via la messagerie électronique, sur Smartphone ou sur un document papier. Il ne reste plus qu’à scanner ce code à l’arrivée dans vos bâtiments pour finaliser l’enregistrement du visiteur.
Un tel processus révèle tout votre professionnalisme et garantit un enregistrement fluide de vos visiteurs.
Misez sur le numérique et respectez le RGPD
Il est évident que le numérique occupe une place prépondérante au sein des entreprises. Rappelez-vous que votre objectif est de transmettre une image moderne et professionnelle. Cela doit absolument se refléter dans le choix des outils que vous utilisez. Tenir un registre manuscrit ou vous servir de feuilles volantes pour enregistrer les visites est donc loin d’être la meilleure solution.
Un enregistrement digital de vos visiteurs vous offre accès à plusieurs fonctionnalités intéressantes. D’une part, le processus est rapide, comme mentionné dans le premier conseil. D’autre part, vous pouvez consulter l’ensemble du registre en temps réel pour voir les informations sur tous les visiteurs en simultané. Il est donc aisé de savoir qui va où, quels sont les autorisations accordées, combien de badges spécifiques ont été attribués, etc. Ces données sont les gages d’un contrôle efficace pour protéger votre entreprise et ses visiteurs.
Il ne faut pas négliger la pré-inscription. C’est une étape qui permet aux visiteurs de renseigner eux-mêmes les informations les concernant, en particulier leur identité. Cette procédure propre aux solutions numériques vous épargne les erreurs lorsque vous orthographiez les noms. Avouez que c’est plus agréable de voir des informations personnelles sans faute !
Le digital est intimement lié au RGPD (règlement général sur la protection des données). Pour rappel, il s’agit d’un texte adopté par toute l’Union européenne. Son application est obligatoire. En ce qui concerne l’enregistrement des visiteurs, chacun renseigne des informations qui sont automatiquement sécurisées par le système mis à votre disposition. Il est donc impossible pour un visiteur d’accéder au journal de bord. Cela signifie concrètement que les personnes non autorisées ne peuvent pas voir les informations d’enregistrement des autres visiteurs.
Toujours au regard du RGPD, la conservation des données d’enregistrement est limitée dans le temps. Le registre est mis à jour régulièrement, évitant le stockage des informations au-delà de la durée nécessaire.
Soignez l’accompagnement
Ce conseil est extrêmement important car il influence l’image que vous renvoyez à vos visiteurs. L’idée est d’orienter efficacement les personnes qui viennent dans vos locaux et de veiller à ce que leur visite se déroule dans les meilleures conditions. Soyez courtois, fournissez les indications requises et aidez-vous du système d’enregistrement pour vous assurer que personne n’est bloqué dans un coin, sans assistance.
